«
»

Arkivering og sortert av e-post

Epost tar mye tid, både privat og i jobbsammenheng. Samtidig fører det til at mange mister oversikten, og glemmer både å lese og besvare viktige e-poster.

Derfor dedikerer jeg dette innlegget til de som trenger hjelp til sortering og arkivering av epost.

Det beste tipset jeg har, stjålet direkte fra GMail, er følgende: Opprett en egen katalog som du kaller Arkiv. Inn i Arkiv-mappen legger du all gammel epost som du anser deg selv som ferdig med. Og all epost som du har besvart. Ikke vær forsiktig – har du en innboks på mange hundre, kanskje tusen, eposter – kan jeg nesten garantere at alt fra før årsskiftet kan du flytte rett inn under “Arkiv”.

Hver gang du har besvart eller gjort deg ferdig med en ny epost i Innboks – Flytt denne til Arkiv med en gang.

På denne måten kan du sikre deg å ha maksimalt mellom 5 og 20 eposter i innboksen til enhver tid, og dermed mye bedre oversikt over hvilke oppgaver som venter, og hvilke personer du bør svare.

En av de største feilene som blir begått i et forsøk på å holde orden, er at man oppretter egne kataloger for alt mulig rart. Det virker logisk til å begynne med, men viser seg raskt å være både upraktisk og uoversiktlig. Det er bedre å starte i det små, med EN arkiv-katalog, og heller utvide etter litt tid, når du ser behovet.

For eksempel så mottar jeg et ti-talls status-meldinger fra serverene på jobben hver bidige dag, via epost. Disse tar jeg en titt på, og flytter de deretter inn i en passende katalog med en gang. For eksempel “x-Serverstatus”. Så har jeg en “Offtopic”-katalog hvor jeg flytter useriøse/morsomme eposter, som oftest kommer dumpende inn på sene fredager ;-) Men jeg begrenser meg til så få kataloger som nødvendig. Jeg vil anbefale å holde deg til maks 3 kataloger den første måneden, til du virkelig ser hva som trengs.

Under legger jeg ved 5 nyttige epost-bud.

  1. Du skal vite hva du vil. Din e-postmelding bør ha et klart definert mål. Spør deg selv: “Hva er det jeg vil oppnå, og hvordan vil jeg at mottakerne av budskapet skal reagere?”. En god teknikk er å sjekke at meldingen gir svar på følgende spørsmål: Hvem? Hva? Hvorfor? Hvordan? Hvor? Når?
  2. Du skal lage en informativ overskrift. En god overskrift sørger for at mottakeren oppfatter og forstår det viktigste i ditt budskap ved første øyekast. Er budskapet veldig kort, prøv å skrive alt du vil si i overskriften, for eksempel “Allmøte for alle ansatte i kantinen 14. mai 2001 kl. 8.30 – 9.30.”
  3. Du skal si det viktigste først. Har du flere ting på hjertet, så si en ting om gangen. Presenter den viktigste informasjonen i den første setningen, og fortsett med de mindre viktige punktene. Prøv å begrense lengden og antall budskap du ønsker å formidle.
  4. Du skal slette mer enn du lagrer. Husk – det er forbløffende mye du mottar som du aldri senere får bruk for. Anslag viser at 75 til 85 prosent av materialet som lagres i arkivskap og -hyller, aldri blir tatt fram igjen.
  5. Du skal utvikle gode rutiner for saksbehandling. Når du mottar informasjon, skal du vite hvordan den skal behandles:
    1. Slette
    2. Behandle / Besvare
    3. Distribuere
    4. Utsette
    5. Arkivere

Dette innlegget ble postet torsdag, 03 april, 2008 kl 13:18 og er kategorisert under IT. Du kan følge alle kommentarer til dette innlegget via RSS 2.0 feed. Du kan legge inn en kommentar, eller bruke trackback fra din egen side.

2 responser to “Arkivering og sortert av e-post”

  1. Erik sier:
    04 april, 2008 kl 01:36

    Enig :)
    Og om jeg må få legge til noe; kan være lurt å opprette et e-post alias som en bruker når en registrerer seg på sider som sannsynligvis vil sende deg reklame. Da kan du slette aliaset og lage et nytt når det blir for mye søppelpost.

    Forresten, når vi blir gamle Jørn, kan vi kanskje skrive ut vår egen middag: http://www.forskning.no/Artikler/2008/april/1207139268.79

    Svar

  2. jorno sier:
    04 april, 2008 kl 07:33

    Veldig godt poeng med et slikt alias, Erik.

    Eller en metode jeg benytter, ettersom jeg har eget domene;
    Si at jeg skal registrere meg på en ny side, som jeg ikke vet om deler ut epost-adressen min til spam-lister…. Om siden da heter noe slikt som dinside.no – så velger jeg en adresse som dinside@jorno.net. Og hvis jeg da mottar spam ,så sjekker jeg hvilken adresse det er blitt sendt til….. Om det da er sendt til dinside@jorno.net, så vet jeg at det er dinside.no som har gitt adressen min videre. ;)

    Men for de som ikke har eget domene, er det smart å benytte et alias for alle slike sider, slik Erik nevner ovenfor.

    Svar

Legg igjen kommentar